Especificar mobiliário para um projeto: o que perguntar antes de assumir o compromisso

Especificar mobiliário para um cliente é um exercício de confiança emprestada. Compromete-se dinheiro alheio, e a reputação de quem assina, com base numa fotografia, numa amostra de tecido e na palavra de um fabricante sobre uma data. Se a peça chegar atrasada, com um tom diferente da amostra ou dois centímetros mais funda do que o nicho que se desenhou para ela, o cliente não culpa a oficina. Culpa quem especificou.

Boa parte desse risco elimina-se, e elimina-se no início do processo e não no fim — nas perguntas feitas antes de a encomenda seguir, e não nos telefonemas a perguntar por onde anda a peça. O que se segue é o conjunto de perguntas que vale a pena colocar a qualquer atelier que trabalhe por encomenda, e o aspeto que uma resposta útil deve ter.

Peça a documentação antes de pedir o preço

Um preço dá-se depressa e diz muito pouco. A documentação diz se o fabricante sabe, de facto, o que vai construir. Quatro documentos sustentam uma especificação ao longo de um projeto:

• Um desenho cotado, em planta e alçado, com as medidas que determinam o uso e não apenas o volume que a peça ocupa.
• Uma especificação escrita dos materiais, com cada acabamento nomeado ao ponto de poder ser repetido — esta madeira neste tom, este metal neste acabamento, esta pedra pelo nome — para que uma segunda peça encomendada oito meses depois corresponda à primeira.
• Amostras físicas de todos os acabamentos da combinação, enviadas em conjunto e não uma de cada vez.
• Uma ficha técnica que entre diretamente no mapa de FF&E sem ter de ser reescrita.

Uma peça que só se consegue descrever com adjetivos não se consegue especificar. Se um fabricante não produz um desenho ainda na fase de consulta, é melhor descobri-lo antes de apresentar a proposta ao cliente. Vale também ler o que cada fabricante publica sobre até onde uma peça pode ser adaptada: o âmbito do que muda numa encomenda Elbra está descrito em feito por encomenda, e os acabamentos estão catalogados na paleta de materiais.

As medidas decisivas raramente são as exteriores

Largura, profundidade e altura decidem se a peça cabe na divisão. A altura do assento, a altura do braço, a altura do encosto, a altura livre sob o aro de uma mesa e o diâmetro de uma base decidem se a peça funciona. Uma cadeira de jantar com assento a 47 cm, sob uma mesa cujo aro fica a 72 cm, deixa 25 cm de folga para as pernas — utilizável, e apertado para um convidado alto. Baixe-se o assento para 44 cm e a folga passa a ser confortável, mas quem se senta fica três centímetros abaixo do tampo. Ambas as soluções se defendem; nenhuma se vê numa fotografia. Peça esses números por escrito e pergunte quais são nominais. As medidas de peças estofadas têm tolerância, porque a espuma, a manta acrílica e o revestimento assentam depois de a peça estar montada; uma estrutura de madeira não tem. Um fabricante que indica a tolerância sem lhe ser pedida está a dizer algo de útil sobre a forma como a oficina trabalha.

Trate o prazo como uma posição no planeamento, não como um número

As peças da Elbra são feitas por encomenda em 10 a 12 semanas. O número é a parte menos útil da informação; o que interessa é onde ele se encaixa no seu planeamento. Conte para trás a partir do dia em que o cliente entra. Subtraia o transporte e a janela em que a obra está efetivamente em condições de receber mobiliário. Subtraia a produção. E subtraia depois o ciclo de aprovações que a antecede — validação de desenhos, aprovação de amostras, confirmação do tecido — porque essas semanas ficam antes de o relógio começar a contar e são precisamente as que costumam faltar no cronograma.

Daí resulta a pergunta mais valiosa que pode fazer: o prazo indicado começa na encomenda ou na aprovação final dos desenhos e do tecido? A distância entre essas duas datas pode chegar a várias semanas, e é uma origem frequente de uma data que escorrega sem que ninguém tenha feito nada de errado.

Seguem-se duas consequências práticas. A primeira é que o mobiliário pertence ao fecho do projeto de execução, a par do projeto de carpintarias, e não à fase de decoração — sobretudo o estofo, porque a aprovação de tecidos é o ciclo mais longo e o mais exposto à hesitação do cliente. A segunda é que convém estabelecer, antes de encomendar, o que acontece se a obra atrasar: quem guarda a peça, durante quanto tempo e a cargo de quem. Um sofá acabado sem destino é um problema que se resolve melhor na confirmação de encomenda.

Determine o que ainda pode mudar e quando cada porta se fecha

Configurável é uma palavra larga, e numa peça por encomenda a resposta honesta é sequencial e não binária. Tudo permanece em aberto até à operação que o fixa. As dimensões fecham primeiro, porque definem o plano de corte. Os materiais rígidos fecham a seguir — a madeira, a pedra, o metal — porque são encomendados e maquinados antes da montagem. O acabamento e a cor fecham mais tarde. O revestimento fecha em último lugar, já que o estofo é a operação final na bancada.

Peça ao fabricante que percorra essa sequência para a peça concreta e anote a data associada a cada etapa. Não custa nada na fase de consulta e é a única forma de responder à pergunta que mais cedo ou mais tarde lhe será feita, normalmente a uma sexta-feira à tarde: o cliente mudou de ideias, quanto custa. No início da sequência, a resposta é uma linha num desenho. No fim, a resposta são semanas e não euros — e é a mais cara das duas moedas, porque dinheiro ainda se encontra e uma data de conclusão não.

Feche mais dois pontos na mesma conversa. Se são aceites tecidos e peles fornecidos pelo cliente, quantos metros são necessários e quem assume o risco se um tecido não se comportar sobre a estrutura. E quanto custa um pedido de alteração com a peça já em produção, expresso como regra e não como boa vontade caso a caso.

Apresentar uma combinação que ninguém fotografou

Este é o momento difícil da reunião. A fotografia do site mostra a peça em carvalho com um linho claro. Está a propor nogueira, um bouclé escuro e um pé em latão escovado, e toda a prova de que dispõe são três pedaços de material do tamanho de um postal.

Duas coisas fecham essa distância, e fazem trabalho diferente. As amostras físicas respondem à cor e ao toque, e devem ser vistas juntas, na divisão do próprio cliente, à hora do dia em que a divisão é usada — a luz do norte às quatro da tarde não é a luz em que a amostra foi escolhida. Um configurador 3D responde à forma: como um acabamento se divide pela peça, onde o metal se lê à escala real, se um contraste que parece seguro num quadrado de tecido aguenta o tamanho de uma cadeira. O configurador da Elbra constrói a combinação sobre a geometria real e coloca-a no ecrã com o cliente ainda na sala. Use os dois e não deixe que um substitua o outro: um ecrã reproduz cor em condições de luz que não controla, e um postal de tecido nada diz sobre proporção.

Para as suas próprias imagens, pergunte se o fabricante disponibiliza o modelo 3D. Colocar a geometria real dentro da proposta é mais rápido do que aproximá-la e evita o erro silencioso de o sofá renderizado ficar um palmo mais curto do que aquele que chega à obra.

O que um programa para profissionais deve incluir para além das condições comerciais

As condições comerciais são a parte menos interessante de um programa para profissionais. O que devolve tempo ao seu atelier é menos anunciado: um interlocutor que sabe de que projeto se trata sem ser recordado; desenhos que chegam ao primeiro pedido; amostras enviadas em dias e não em semanas; e um fabricante disposto a dizer com clareza que algo não é possível, em vez de concordar na reunião e descobri-lo na sexta semana.

O programa para profissionais da Elbra inclui uma biblioteca de recursos com material de especificação e modelos 3D para descarregar, e o apoio à especificação e ao projeto cobre encomendas em que o mobiliário faz parte de um conjunto maior. A lista acima aplica-se a qualquer fabricante com quem trabalhe; é apenas mais fácil verificá-la em quem já pôs as respostas por escrito.

A melhor diligência continua a ser a mais antiga. O atelier da Elbra fica em Paços de Ferreira, no norte de Portugal, na região há muito conhecida como a capital do móvel do país, e recebe visitas mediante marcação. Uma tarde a ver painéis a sair de um centro de maquinagem e molas atadas à mão diz mais sobre o cumprimento de uma data do que qualquer documentação — e é a única prova que um cliente nunca lhe pede para justificar.

Percorra a coleção completa, ou comece pelas mesas de jantar que os designers mais especificam.